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II Comitato degli Italiani all’Estero della circoscrizione consolare di TORONTO (di seguito Comites) è organo di rappresentanza degli Italiani all’estero nei rapporti con le autorità diplomatico-consolari e con quelle locali.
II Comites contribuisce a individuare le esigenze di sviluppo sociale, culturale e civile della propria comunità di riferimento e promuove opportune iniziative.
La sua attività si attua in collaborazione ed in coordinamento con l’autorità consolare come sancito dalla Legge n. 286 del 23 ottobre 2003 (di seguito Legge) art. 2, nel rispetto delle leggi locali e delle norme di diritto internazionale e comunitario.
Per conferire al Comites operatività̀ ed efficacia, vista l’esigenza di chiarire compiti e funzioni di ciascuno dei suoi organi, così come di regolamentare i rapporti e le responsabilità nel rispetto della Legge, il Comites di Toronto adotta il seguente regolamento.
Il Comites di Toronto agisce in piena trasparenza e democrazia. La documentazione rilevante per l’attività̀ del Comites, tra cui i verbali delle sedute, viene pubblicata sul sito ufficiale.
Le sedute del Comites sono aperte al pubblico, che partecipa senza diritto di intervento e di voto. Il pubblico può intervenire previa approvazione del Comites con domande, brevissimi commenti non eccedenti i 2 minuti e su specifici argomenti a richiesta di enti comunitari o cittadini che dovranno tuttavia richiedere preventivamente che il tema in discussione venga messo all’ordine del giorno almeno due giorni prima della riunione. In questi casi, i membri del pubblico avranno il diritto di fare una presentazione della durata non eccedente i 10 minuti e intervenire nel dibattito per eventuali chiarimenti.
Il pubblico ammesso non è autorizzato a introdurre nella sala apparecchi di registrazione di alcun tipo senza l’approvazione e l’autorizzazione della maggioranza dei Consiglieri presenti.
Le sedute posso essere dichiarate a porte chiuse se ritenuto necessario, con votazione della maggioranza dei consiglieri su proposta del Presidente o di uno dei membri dell’esecutivo o da almeno 3 consiglieri.
Il Comites di Toronto si compone dei seguenti organi:
Le commissioni possono essere modificate e aggiunte nel tempo, in base alle esigenze e circostanze.
I Consiglieri del Comites di Toronto (compresi eventualmente i membri cooptati) sono i soli membri del Comites. Non è ammesso nessun altro membro al di fuori dei Consiglieri del Comites. Le cariche del Comites Toronto sono decise dai Consiglieri del Comites di Toronto in una prima riunione da tenersi a seguito di ogni nuova elezione del Comites. Con le elezioni che si svolgono ogni 5 anni, tutte le cariche del Comites decadono, i vecchi Consiglieri non eletti escono dall’associazione e i nuovi Consiglieri eletti subentrano. La decadenza da consigliere del Comites comporta anche l’uscita come membro del Comites e la decadenza da ogni sua carica.
CONSUNTIVI
Il Comitato, entro quarantacinque giorni dalla fine della gestione annuale, presenta il rendiconto consuntivo, certificato da tre revisori dei conti, dei quali due designati dal Comitato e uno dall’autorità consolare, scelti al di fuori del Comitato stesso (art. 3 comma 4, legge 23 ottobre 2003nr. 286). Possono essere designati Revisori dei Conti cittadini italiani residenti nella circoscrizioneconsolare.
Il Comites adempie a tutti i compiti che gli sono attribuiti dall’art. 2 della Legge. Il Comites:
La convocazione dell’assemblea può inoltre essere richiesta da almeno un terzo dei componenti dell’assemblea stessa, ovvero dall’autorità consolare. Tala richiesta va indirizzata in forma scritta al presidente in base all’art. 10 comma 3 della legge 23 ottobre 2003, nr. 286.
L’atto di convocazione dell’Assemblea del Comitato, sia in via ordinaria sia in via straordinaria, inviato agli organi del Comites, all’Ufficio consolare, ai Vice Consoli e ai Consoli Onorari presenti su tutto il territorio consolare di appartenenza. L’atto di convocazione va inoltre inviato ai mezzi di comunicazione esistenti sul territorio, per dovuta diffusione.
La convocazione delle riunioni ufficiali (di seguito sedute), salvo casi d’urgenza, deve essere inviata almeno 7 giorni prima della data della seduta stessa, precisandone data, ora e luogo, e includendo l’ordine del giorno.
Alle sedute possono partecipare, a titolo consultivo e a norma di Legge, anche esperti esterni in relazione agli argomenti all’ordine del giorno. L’invito agli esperti è deciso di volta in volta dal Comites con voto a maggioranza semplice nella seduta precedente.
In situazioni di particolare urgenza, tale da non permettere la convocazione in via ordinaria, il Presidente convoca una seduta straordinaria dopo aver informato tutti i Consiglieri del Comites e con almeno 24 ore di preavviso.
La convocazione della seduta, come da art. 5 della Legge, deve contenere l’elenco degli argomenti che il Comites è chiamato a discutere e decidere.
L’ordine del giorno (O.d.G.) è stabilito dall’Esecutivo, ma ogni Consigliere ha la possibilità̀ di chiedere l’inclusione di argomenti.
La richiesta di inclusione di nuovi argomenti avviene per iscritto prima della seduta o, in caso di urgenza, verbalmente all’inizio della stessa. Spetta all’Esecutivo decidere sull’iscrizione o meno all’ordine del giorno di nuovi argomenti, sulla base del tempo a disposizione. Gli argomenti non trattati vengono automaticamente inclusi nell’O.d.G. della seduta successiva. Prima di procedere ad aprire la seduta l’ordine del giorno va approvato dalla maggioranza semplice dei Consiglieri.
L’O.d.G. deve contenere: lettura e approvazione del verbale della seduta precedente; l’elenco degli argomenti da trattare, un ultimo punto intitolato “Varie ed Eventuali”.
La documentazione relativa ai punti dell’O.d.G. deve essere inviata quando possibile ai Consiglieri insieme alla convocazione e comunque deve essere disponibile almeno in apertura di seduta.
La documentazione relativa ai punti all’ordine del giorno deve essere consegnata ai consiglieri con almeno 48 ore di anticipo rispetto alla data dell’assemblea.
Per la validità̀ delle sedute è necessaria la presenza della metà più uno dei Consiglieri in carica. La partecipazione alle riunioni ordinarie è obbligatoria. In caso di assenza ingiustificata a tre sedute consecutive, il Consigliere decade dalla carica e viene sostituito a norma di Legge. L’assenza viene considerata giustificata se comunicata per scritto all’Esecutivo con almeno 48 ore di anticipo dall’ora in cui è indetta la seduta. In deroga a questa regola generale, il Comites può deliberare a maggioranza semplice di reputare giustificata un’assenza in presenza di appurata forza maggiore che impedisca la partecipazione del Consigliere in questione alla seduta. Ogni assenza, ritardo o uscita anticipata dalle sedute deve essere riportata nel verbale.
Le sedute del Comites sono presiedute dal Presidente o, in sua assenza, dal Vicepresidente. In mancanza di entrambi, presiede la seduta un presidente di giornata, votato tra i Consiglieri presenti.
In via ordinaria gli argomenti all’ordine del giorno sono esposti dal Presidente, da membri dell’Esecutivo appositamente incaricati, dal Presidente di una Commissione di lavoro o da un consigliere appositamente incaricato o che ne abbia richiesto l’iscrizione all’ordine del giorno.
Ogni consigliere può chiedere di intervenire e parlare sull’argomento in discussione.
Esaurito il dibattito, il Presidente mette ai voti la/e proposta/e avanzata/e.
Deleghe: Ogni componente del Comitato, in caso di impedimento per motivi gravi ed eccezionali, può farsi rappresentare, dopo aver comunicato per iscritto al Presidente tramite la segreteria del Comitato il motivo dell’assenza, da un altro componente con delega scritta da inviare alla Presidenza prima della riunione stessa, o consegnare, da parte del delegato, a inizio riunione.
Non è ammessa più di una delega per ogni componente.
Non sono ammesse più di due assenze consecutive con delega.
Considerato il fatto che il Comites copre una circoscrizione consolare molto ampia, per garantire un’efficace partecipazione di tutti i Consiglieri e per contenere i costi di gestione del Comites, lo stesso ritiene lecita la partecipazione alle sedute via tele- e video-conferenza, al pari della presenza fisica, nel rispetto del metodo collegiale e dei principi di buona fede e di parità̀ di trattamento dei Consiglieri, preferendo tuttavia la partecipazione in presenza. Questo anche in considerazione del rispetto delle eventuali norme vigenti relative al covid-19, che riguardano tutti i consiglieri indipendentemente dall’area di residenza.
In caso di riunione in presenza, il Comites decide di regolare la partecipazione via tele- o-video-conferenza sulla base dei seguenti criteri:
Salvo quanto diversamente previsto dalla Legge 23 ottobre 2003, n. 286, il Comites adotta le proprie deliberazioni a maggioranza semplice. In caso di parità prevale il voto del presidente.
Le votazioni avvengono per alzata di mano, in via ordinaria. Su richiesta di almeno 1/3 dei Consiglieri presenti, il Presidente indice la votazione per appello nominale. La votazione nominale può svolgersi per scrutinio segreto su richiesta anche di un solo Consigliere. In quest’ultimo caso, i Consiglieri presenti alla seduta tramite tele- o video-conferenza potranno scegliere tra astensione e voto palese.
Da verificare modalita’ di voto segreto su zoom.
I poteri e le funzioni del Presidente sono definiti nell’art. 10 della Legge. Il Presidente:
Il Presidente ha la rappresentanza legale del Comites ed esercita tutti i poteri e le funzioni conferitigli dalla Legge, dal Regolamento di Attuazione, dal presente regolamento interno, nonché dalle delibere del Comites.
Il Presidente, in situazioni particolari per la comunità italiana, può convocare un Esecutivo allargato.
Il Vice Presidente assume le funzioni e i poteri del Presidente in caso di sua assenza o impedimento, o in caso di specifica delega da parte del Presidente nelle riunioni del Comites e nell’espletamento delle funzioni istituzionali.
Se il Presidente decade o si dimette, egli/ella ne assume i poteri fino alla seduta successiva, in cui verrà eletto un nuovo Presidente secondo le modalità̀ previste dalla Legge.
Il Comites elegge un Esecutivo composto da un numero di Consiglieri non superiore a un quarto dei suoi componenti, secondo quanto stabilito dall’art. 11, comma 1 della Legge. I poteri e le funzioni dell’Esecutivo sono definiti dallo stesso articolo.
Nel caso del Comites di Toronto i membri dell’Esecutivo sono il Presidente, il secondo e terzo membro eletti separatamente. La votazione avviene con voto segreto o palese in base a quanto deciso dall’Assemblea. Viene eletto il candidato che riceve più voti. In caso di parità di voti, viene eletto il candidato che ha ottenuto il maggior numero di preferenze nell’elezione del Comites, ovvero, in caso ancora di parità, il più anziano di età.
Il secondo membro assume la carica di Vice Presidente del Comites.
La convocazione dell’Esecutivo deve recare la data, l’ora e il luogo della seduta, nonché l’ordine del giorno, il quale può essere integrato in apertura di seduta, con le stesse modalità previste per le sedute. L’Esecutivo:
Le sedute dell’Esecutivo sono valide se è presente la metà più uno dei suoi membri. L’Esecutivo decide a maggioranza dei presenti in modo palese: in caso di parità si prosegue la discussione e si procede a nuova votazione.
All’Esecutivo è demandata l’attuazione delle delibere del Comites.
In caso di decadenza o rinuncia alla carica da parte di un componente dell’Esecutivo, il Comites procede alla sostituzione mediante regolare elezione.
Il Segretario del Comites è un consigliere eletto che presenzia e fa funzioni di Segretario anche dell’Esecutivo in caso non ne facesse ufficialmente parte.
Il segretario non ha diritto di voto all’interno dell’esecutivo.
Il Segretario redige i verbali delle sedute dell’Assemblea in lingua italiana e, con la firma del Presidente, li tiene a disposizione del Comites e ne trasmette copia al Capo dell’Ufficio Consolare. Ogni Cittadino può prendere visione dei verbali.
Il Segretario può, ai soli fini della trascrizione del verbale, registrare su file audio e video la seduta e mettere tale registrazione a disposizione dei Consiglieri fino ad approvazione del verbale che presenta in versione scritta. Immediatamente dopo l’approvazione del verbale (vedi art. 18 nel presente regolamento), il Segretario cancella tale registrazione.
Il Tesoriere, se deliberato come figura dall’assemblea, è eletto tra i Consiglieri.
Il Tesoriere
Le Commissioni hanno il compito di studiare problemi specifici ed elaborare proposte.
Le Commissioni sono presiedute da un Consigliere eletto Presidente della Commissione dallo stesso Comites.
I presidenti delle Commissioni informano regolarmente l’Esecutivo e l’Assemblea sullo svolgimento dei lavori delle Commissioni stesse.
Le Commissioni sono composte in linea prioritaria da membri del Comites.
Potranno anche essere designati dal Comites membri esterni e/o esperti, di volta in volta decisi con voto a maggioranza semplice.
Gli esperti partecipano a titolo consultivo alle sedute del Comites, quando vi sono all’ordine del giorno argomenti di competenza della Commissione di cui fanno parte.
Le Commissioni designano tra loro un relatore che presenta i lavori al Comites.
I lavori delle Commissioni non possono essere resi pubblici prima dell’approvazione del Comites.
Oltre ai Consiglieri eletti di cittadinanza italiana, possono far parte del Comites, per cooptazione, cittadini stranieri di origine italiana in misura non eccedente un terzo dei componenti il Comites eletto.
Entro 30 giorni dalla ricezione dell’invito da parte del Presidente del Comites, le associazioni come definite per Legge devono fornire al Comites i nomi dei possibili candidati. Tali nominativi verranno inviati immediatamente alle autorità consolari per verificarne le qualifiche e restituiti al Comites entro 30 giorni. Ogni nominativo deve essere accompagnato da una lettera di accettazione dell’interessato alla carica di Consigliere cooptato.
Entro 30 giorni dalla sopracitata verifica, il Comites deve riunirsi e decidere sulla cooptazione e sul numero di Consiglieri da cooptare, ai sensi dell’art. 7 della Legge. Ogni Consigliere può esprimere, a scrutinio segreto, un numero di voti pari a un terzo del numero dei Consiglieri da cooptare. Gli eletti verranno informati immediatamente con lettera firmata dal Presidente.
I Consiglieri cooptati hanno tutti i diritti dei Consiglieri eletti con una eccezione: non possono essere eletti tra le cariche e non possono eleggere le cariche.
II verbale delle sedute viene redatto dal Segretario e registra:
Ogni Consigliere presente alla seduta in questione ha la facoltà di formulare rilievi per iscritto riguardanti il contenuto della discussione in seduta, entro 5 giorni dalla presentazione del verbale.
Qualora il Comites sia stato nel frattempo convocato, i rilievi scritti sono consegnati al Segretario in apertura di seduta. In caso di assenza di quest’ultimo i rilievi scritti vanno consegnati al Presidente.
II verbale viene approvato formalmente in apertura della seduta successiva.
I verbali approvati nella stesura definitiva vengono consegnati e inviati sia ai Consiglieri del Comites sia al Consolato, entro 10 giorni successivi all’approvazione.
I verbali sono pubblici, accessibili anche on line, o su richiesta.
I verbali dell’Esecutivo seguono le stesse procedure dei verbali delle sedute.
Per i Consiglieri non residenti nel capoluogo della circoscrizione consolare è previsto un rimborso spese di trasferimento nella misura fissata dal MAECI. Tale rimborso sarà riconosciuto solo ai Consiglieri che sono presenti alla seduta per un lasso di tempo che consenta la discussione di almeno 2/3 dei punti previsti all’ordine del giorno. È inoltre prevista una diaria per la partecipazione alle sedute, fissata dall’autorità consolare.
Le spese di trasferimento sono rimborsate anche se le riunioni non si effettuano per mancanza del numero legale. La diaria e le spese di trasferimento non vanno rimborsate a chi volutamente fa mancare il numero legale.
Secondo quanto previsto dall’art. 8 della Legge, costituiscono motivi di decadenza:
I Consiglieri decaduti vengono sostituiti con decreto dell’autorità̀ consolare secondo modalità̀ del sopracitato art. 8, comma 3.
Le cariche all’interno del Comites (il Presidente, il Vice-Presidente e gli altri membri dell’Esecutivo, il Segretario e il Tesoriere) decadono su mozione di sfiducia presentata da almeno 1/3 dei Consiglieri e approvata dalla maggioranza assoluta del Comites.
In linea di principio il Presidente rappresenta il Comites alle funzioni ufficiali della comunità̀ e partecipa a riunioni e manifestazioni inerenti alla carica, con autorità italiane o canadesi. Data la vastità della circoscrizione consolare che il Comites di Toronto rappresenta, per motivi pratici e per contenere i costi di funzionamento, il Presidente può delegare un Consigliere a rappresentarlo a manifestazioni o cerimonie alle quali è stato invitato.
Ogni Consigliere può inoltre ricevere specifica delega dal Comites per l’espletamento di compiti di rappresentanza.
Chi rappresenta il Comites in occasioni ufficiali ha il dovere di comunicare in anticipo all’Assemblea i termini in cui intende presentarsi al pubblico e dovrà sempre attenersi alle disposizioni ricevute dall’assemblea sia sul contenuto che sulla forma delle comunicazioni da recare al pubblico. Se si presenzia un evento in nome del Comites, non può essere fatto assolutamente nessun tipo di promozione sia personale, che di partiti politici, o di prodotti di mercato.
Le sedute dei vari organi del Comites avvengono presso i locali messi a disposizione dal Consolato Generale d’Italia o dal Comites stesso.
La sede principale del COMITES e’ nella città di Toronto, Ontario, 42 Playfair Avenue, ON M6B 2P7, Canada. Tuttavia essa può essere trasferita e si puo’ decidere di organizzare riunioni in altre località della circoscrizione consolare su delibera dell’assemblea plenaria del COMITES.
Il presente regolamento entra in vigore non appena approvato dall’assemblea. Le proposte di modifica devono essere presentate per iscritto, da almeno tre membri, al Presidente, che, dopo averne informato l’Esecutivo, le mette all’ordine del giorno della successiva riunione dell’Assemblea.
Per quanto non regolato o contenuto nel presente regolamento si fa riferimento alla legge 23 ottobre 2003nr. 286 e DPR 29 dicembre 2003, nr. 395.
Per quanto attiene la modalità degli interventi, la presentazione di mozioni, esclusa quella di sfiducia,si applicano le regole normalmente in uso negli organismi di partecipazione e gestione democraticamente eletti.
Il presente Regolamento interno è stato approvato in data 28 febbraio 2022 dall’Assemblea del COMITES di Toronto. Entra in vigore dalla data di approvazione e sostituisce tutti gli eventuali regolamenti interni precedenti.
Toronto, 28 febbraio 2022
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